Neue Schriftformerfordernisse für Arbeitgeber – Das Ende des papierlosen Büros in Deutschland?

June.24.2022

English: Paperless Office No More – New Red Tape for Employers in Germany

Alle Unternehmen müssen jetzt ihre Musterarbeitsverträge anpassen

Der Deutsche Bundestag hat den Gesetzentwurf zur Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen verabschiedet. Bis zum 1. August 2022 müssen die Arbeitgeber das neue Gesetz nun umsetzen.

Wohl wichtigster Punkt:

  • Arbeitnehmern sind die wesentlichen Arbeitsbedingungen grundsätzlich bei Arbeitsbeginn in schriftlicher Form auszuhändigen – auf Papier, handschriftlich unterzeichnet!
  • Die Nichteinhaltung wird mit einem Bußgeld von bis zu EUR 2.000 geahndet.

Überzeugende Gründe für das umfassende und bußgeldbewehrte Schriftformerfordernis wurden im Gesetzgebungsverfahren kaum genannt. Unternehmen haben nur wenig Zeit, sich vorzubereiten.

1. Welche zusätzlichen Informationen müssen die Arbeitgeber bereitstellen?

Für alle Arbeitsverhältnisse, die nach dem 31. Juli 2022 beginnen, müssen zusätzliche Informationen in die Arbeitsverträge aufgenommen werden oder in einem zusätzlichen Dokument ausgehändigt werden. Wichtig ist, dass der Arbeitgeber dies schriftlich festhalten muss, d.h. es ist ein handschriftlich unterschriebenes Dokument erforderlich.

Eine elektronische Fassung (z.B. DocuSign, Adobe Acrobat Sign), selbst mit qualifizierter elektronischer Signatur, ist nicht ausreichend. Die Richtlinie hatte die Möglichkeit des elektronischen Nachweises vorgesehen. Der deutsche Gesetzgeber hat diese Möglichkeit aber nicht genutzt – soweit ersichtlich als einziger Mitgliedstaat.

Der zwingende Inhalt des Nachweises über den Inhalt des Arbeitsverhältnisses umfasst unter anderem:

  • ggf. einen Hinweis auf die Möglichkeit der freien Wahl des Arbeitsortes;
  • die Dauer der Probezeit;
  • das Fälligkeitsdatum für die Gehaltszahlung;
  • die vereinbarten Arbeitszeiten;
  • ·vereinbarte Ruhepausen;
  • die Möglichkeit, Überstunden anzuordnen sowie deren Voraussetzungen;
  • etwaige Ansprüche auf eine betriebliche Altersversorgung;
  • bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, den Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für den Schichtwechsel;
  • das Verfahren bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, zumindest den Hinweis auf das Schriftformerfordernis und die Kündigungsfristen sowie die Frist für die Erhebung einer Kündigungsschutzklage.

Die nunmehr nachzuweisenden Informationen gehen weit über die bisherigen Pflichtangaben hinaus und dürften derzeit so in keinem Arbeitsvertrag zu finden sein. Das gilt insbesondere für Frist für die Erhebung einer Kündigungsschutzklage. Die wenigsten Arbeitgeber dürften hierauf in ihren Musterarbeitsverträgen. Jedenfalls diese Inhalte müssen nunmehr neu in die Musterarbeitsverträge aufgenommen oder separat schriftlich dokumentiert werden.

2. Was sind die Konsequenzen bei Verstößen?

Auch bisher mussten Unternehmen den Arbeitnehmern eine schriftliche Fassung der wichtigsten Bestimmungen des Arbeitsverhältnisses zur Verfügung zu stellen. Allerdings gab es bislang keine konkreten Sanktionen bei Verstößen. Die neuen Bußgelder im Falle der Nichtbeachtung der Nachweispflichten ändern die Bedeutung des Nachweisgesetzes:

Arbeitgeber, die eine der wesentlichen Arbeitsbedingungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise (d.h. in einem handschriftlich unterzeichneten Dokument) oder nicht rechtzeitig aushändigen, können mit einer Geldstrafe von bis zu EUR 2.000 pro Verstoß bestraft werden. Das kann bei wiederholter und systematischer Nichteinhaltung zu hohen finanziellen Belastungen führen.

3. Was ist mit den bestehenden Arbeitsverhältnissen?

Alle bereits vor dem 31. Juli 2022 beschäftigten Arbeitnehmer haben das Recht, eine schriftliche Bestätigung (d. h. auch hier ein handschriftlich unterzeichnetes Dokument) zu verlangen, die alle oben aufgeführten Angaben enthält. Der Arbeitgeber hat sieben Tage Zeit, dem nachzukommen. Verstöße gegen diese Pflicht werden nicht mit einem Bußgeld geahndet, wenn der Arbeitgeber die Frist nicht einhält.

4. Die wichtigsten Schlussfolgerungen für Arbeitgeber

  • Die Vorbereitungszeit ist sehr kurz: Das neue Gesetz tritt schon am 1. August 2022 in Kraft.
  • Alle Unternehmen müssen jetzt ihre Musterarbeitsverträge anpassen. Zumindest Hinweise auf die Frist für die Einreichung einer Kündigungsschutzklage müssen in allen Musterverträgen ergänzt werden, da ein entsprechender Hinweis hierauf unüblich war.
  • Für Arbeitnehmer, die bereits vor dem 31. Juli 2022 beschäftigt werden und die einen schriftlichen Nachweis verlangen, sollte ein Vorlage erstellt werden, um eingehende Anfragen fristgemäß zu beantworten.